Lokaal of cloud? Hulp bij keuzestress voor toegangscontrole op de werf

De behoefte aan tijdelijke toegangscontrole in de bouw neemt, ook door intensievere arbeidsinspecties, snel toe. Hoe vul je deze behoefte in? En welke basale keuzes moeten worden gemaakt?Als een bouwbedrijf de overstap wil maken naar een geautomatiseerd  toegangscontrolesysteem dient zich direct het eerste dilemma aan: kies je voor een (lokaal) stand-alone systeem, of moet je gaan voor een Cloud-oplossing?

In dit blog zet ik beide oplossingen naast elkaar om jou te helpen tot de juiste keuze te komen. Te beginnen met het stand-alone systeem. 

Optie 1: (lokaal) stand-alone systeem

Een stand-alone systeem heeft als voordeel dat je niet afhankelijk bent van datacommunicatie via internet. Op de bouwlocatie volstaat het om de fysieke toegangscontrolemiddelen (schuif- en draaipoorten, slagbomen en tourniquets) te koppelen aan het werkstation waarop de toegangscontrole software is geïnstalleerd. De koppeling wordt meestal tot stand gebracht met een WIFI verbinding omdat een draadloze verbinding voor tijdelijke locaties goedkoper is. Bovendien kunnen dan de elementen eenvoudig verplaatst worden zonder extra kosten.

Het grote nadeel van een stand-alone systeem is dat vooraanmelding van medewerkers alleen kan door uitwisseling van (Excell) bestanden. Deze moeten dan lokaal worden ge-upload. Daarnaast is support op afstand door de leverancier lastiger. Overigens blijkt uit de praktijk dat de behoefte aan ondersteuning na de opstart-fase minimaal is.

Optie 2: Cloud-oplossing

Bij toegangscontrolesystemen in de Cloud is, indien de inrichting goed geregeld is, vooraanmelding een groot voordeel. Binnen de vooraanmeldingsprocedure kunnen ook direct andere zaken zoals bijvoorbeeld  het bekijken van een  veiligheidsfilm  of specifieke projectinstructies worden afgehandeld.  

cloud.png

De gegevens van de medewerkers in het toegangscontrole systeem kunnen voor meerdere bouwlocaties worden gebruikt. De verleiding is groot en heel begrijpelijk om bij deze systemen de functionaliteit uit te breiden met allerlei extra gegevens die het leven van de projectleider of de uitvoerder eenvoudiger maken. Denk hier bijvoorbeeld aan automatische blokkade van personen waarvan het VCA certificaat verlopen is.

Ook andere disciplines kunnen bij vergaande automatisering van het toegangscontrole systeem voordelen halen. Zo zou bij toepassing van  tijdregistratie de financiële administratie facturen van derden beter kunnen controleren. Het gevaar hierbij is dat naarmate meer werkmaatschappijen en meer disciplines zich hierover buigen de eisen en wensen binnen de software zo complex worden dat de doorlooptijd voor de werkelijke realisatie lang en daarmee ook kostbaar wordt. Bovendien veranderen de inzichten door ervaringen in de praktijk.

Keuze: stand-alone of cloud-oplossing?

Bij deze de voor- en nadelen nogmaals op een rijtje:

- Voordelen stand-alone

Niet afhankelijk van datacommunicatie via internet, elementen kunnen eenvoudig kosteloos worden verplaatst

- Nadelen stand-alone

Vooraanmelding van medewerkers moet via uitwisseling van (Excel) bestanden, support op afstand is lastiger

- Voordelen cloud-oplossing

Gemakkelijke en uitgebreide vooraanmelding, te gebruiken op meerdere bouwlocaties, functionaliteiten kunnen uitgebreid worden, financiele administratie kan gedaan worden

- Nadelen cloud-oplossing

Veranderende eisen, wensen kunnen op den duur complexiteit in de software opleveren

Als de keuze (stand-alone / Cloud-oplossing) nog niet is gemaakt is het raadzaam te starten met één of meerdere standaard stand-alone systemen. Mijn advies: doe daar je ervaringen mee op en leg ondertussen de ontbrekende functionele behoeften goed vast.  Doe dit in samenspraak met zuster- en moedermaatschappijen zodat er een breed gedragen fundament ligt. Pas als deze fase goed doorlopen en doordacht is, is het verstandig om op zoek te gaan naar een goede Cloud-oplossing.

Wil je van gedachten wisselen over welk aanpak het beste past? Neem contact met ons op en wij komen je graag adviseren.

 

Onderwerpen: Toegangscontrole,

Geplaatst door Joep Coenen op 04 juli 2016
Business Unit Manager at Heras Mobile Fencing & Security